Jak długo należy przechowywać księgową dokumentację? Ustawa o rachunkowości oraz inne przepisy określają okres przechowywania dokumentów księgowych. Na ogół ten okres wynosi pięć lat. Od jakiej daty należy liczyć te pięć lat? Obowiązkiem jest przechowywanie dokumentacji księgowej do celów dowodowych. Art. 11 ust. 1-2 ustawy o rachunkowości reguluje miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Księgi mogą być prowadzone w:
– siedzibie jednostki,
– jej oddziale lub
– biurze rachunkowym, tj. mogą one być powierzone innemu podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Fakt, iż księgi rachunkowe prowadzone są przez podmiot wyspecjalizowany nie oznacza, że ma on obowiązek przechowywania dokumentacji. Ta kwestia powinna być regulowana przez umowę zawartą między stronami. Dlatego warto w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym NIP-2 w segmencie B. 10.2. określić miejsce przechowywania dokumentacji księgowej.
Zgodnie z art. 74 uor okres przechowywania ksiąg rachunkowych oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Czyli księgi rachunkowe mają pięcioletni okres przechowywania liczony od końca roku (zwykle) kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W efekcie, według prawa podatkowego dla celów dowodowych księgi rachunkowe trzeba przechowywać dłużej, niż wskazują na to przepisy ustawy o rachunkowości.
Według Ordynacji podatkowej podatkową księgę przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe oraz inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych, rejestry a także inne związane z nimi dokumenty trzeba przechowywać do czasu aż upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Przedawnienie zobowiązania podatkowego upływa po pięciu latach, od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Możliwe jest, iż ten okres ten ulegnie przedłużeniu ze względu na zawieszenie lub przerwanie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.